Se ser contemplado num projeto incentivado é o sonho de muitos produtores independentes, o termo prestação de contas pode ser considerado um pesadelo quando o projeto começa a ser executado.
Esse assunto costuma ser ainda mais delicado para as produtoras que estão executando os seus primeiros projetos. Mas a verdade é que isso não precisa ser assim.
A prestação de contas é um processo natural das leis de incentivo e ela tem uma função muito importante de certificar o uso adequado dos recursos públicos. Então, se você executou o seu projeto incentivado da maneira correta, não há o que temer na hora de prestar contas.
Para te ajudar com essa burocracia, separei cinco dicas preciosas que podem fazer a diferença para o fechamento do seu projeto.
Dica 1: Tenha controles próprios para fazer o acompanhamento do projeto
A execução de qualquer projeto deve ser feita com um acompanhamento contínuo do orçamento e do cronograma. Isso porque um atraso de cronograma geralmente implica em aumento de custos.
Portanto, se algo está atrasando no seu projeto, certamente isso terá impacto no orçamento. Você como produtor executivo ou gestor do projeto precisa perceber isso a tempo de tomar as decisões necessárias para impedir que mais imprevistos aconteçam.
É fundamental que a produtora tenha controles de gastos e cronograma específicos para cada projeto que está sendo executado. Esse tipo de controle é o que vai manter seus projetos andando perfeitamente na linha de execução.
Executar o projeto da maneira errada pode trazer muitas dúvidas durante a elabroação da prestação de contas e é isso o que queremos evitar!
Dica 2: Organize sua documentação de prestação de contas
Não há nada pior do que revirar pastas com dezenas de pdfs em busca de uma nota fiscal esquecida que ficou faltando lançar nas planilhas de controle. Uma boa maneira de organizar isso é criar uma estrutura de pastas que seja fácil de consultar.
Pasta raiz do projeto:
– Financeiro:
– – Comprovantes e notas fiscais
– – – 2024
– – – – 01. Jan
No exemplo acima, temos uma pasta raiz que serve para centralizar toda a documentação relacionada ao projeto. Dentro dessa pasta, existe uma outra pasta chamada Financeiro, onde serão armazenados todos os tipos de documentos contábeis do projeto.
Dentro da pasta Financeiro, temos uma subpasta Comprovantes. Essa pasta contém uma subpasta chamada 2024 e dentro dela, uma pasta para cada mês. Use essa estrutura de pastas intuitiva para todo o período de execução do projeto. Desse modo fica muito mais simples encontrar as notas e comprovantes.
Dica 3: Realize o preenchimento das planilhas de prestação de contas ao longo do projeto
Este tópico é o que mais exige disciplina do produtor independente. Programe-se para realizar quinzenalmente ou mensalmente uma revisão da contabilidade executada no período.
Conforme as semanas do projeto forem passando, continue esse acompanhamento preenchendo as suas planilhas de controle e também as planilhas de controle do órgão governalmental que disponibilizou os recursos para o projeto.
Em outras palavras, nunca deixe as planilhas para a última hora!
No caso de projetos geridos pela ANCINE, atualmente exite o sistema BB Ágil que torna muito mais simples o lançamento das informações para realizar o acompanhamento. Mas se o seu projeto tiver outro ente gestor, é preciso seguir a regulamentação definida por ele.
Em todos os casos, a dica segue a mesma. Preencher os controles ao longo da execução do projeto permite ao produtor identificar possíveis erros na documentação a tempo de corrigi-los.
Dica 4: Monte um checklist para a prestação de contas do projeto
Dependendo do perfil e do tamanho do projeto, fica praticamente impossível lembrar de toda a documentação que precisa ser enviada de cabeça.
Fora a parte financeira, a prestação de contas também contempla a obra finalizada, além de uma relação de outros documentos que podem variar de planilhas, notas e contratos.
Prepare um checklist de prestação de contas para cada projeto que você começar a executar. Use o regramento do edital ou mecanismo de incentivo que está sendo usado para montar esse checklist.
Dica extra: Se estive tudo muito corrido, considere terceirizar a tarefa de organizar a prestação de contas
Muitas produtoras independentes são formadas por pessoas de perfil profissional mais ligado às áreas criativas: diretores, fotógrafos, roteiristas, atores e por aí vai.
Só quem é de humanas sabe a dificuldade que é lidar com planilhas, números e burocracias. E quando essas produtoras ganham seus primeiros projetos, se espantam com a notícia de que terão de começar a desempenhar essas tarefas mais ligadas às exatas – o que pode ser uma chatice infinita pra quem não gosta do assunto.
A boa notícia para você é que a Origina oferece esse serviço sob medida para que você não fique sobrecarregado com tarefas que não são da sua área de atuação.
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